Provincie Fryslân - Freelance Projectleider Informatievoorziening (ZZP)

• Startdatum: z.s.m.

• Duur opdracht: 1 jaar met optie tot verlenging

• Aantal uren week: 32 uur

• Inschaling: 10 provincie CAO

Projectleider Informatievoorziening (basis op orde) 

Kom meewerken aan één van de mooie digitaliseringsprojecten binnen de provincie Fryslân! Met als doel om samen de Mienskip nog slimmer en sneller te kunnen bedienen.

Inhoud van de functie:

De Provincie Fryslân werkt aan een mooi en sterk Fryslân. We werken op dit moment opgave gestuurd en efficiënt organiseren, met nadruk op kwaliteit, is hierbij een kernbegrip. Ontwikkelingen in de samenleving - zoals veranderende verantwoordelijkheden van gemeenten en provincies, andere vragen en behoeften vanuit de Mienskip en digitalisering - maken dat de rol en positie van de provincie Fryslân verandert. 

De grote maatschappelijke ontwikkelingen, de uitdagende opgaven en complexer wordende vraagstukken die hieruit voortkomen, raken steeds vaker de onderwerpen informatievoorziening, digitalisering, data en innovatie. Dit vraagt van ons een andere manier van werken. De afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken (IFZ) heeft de ambitie zich zodanig te organiseren dat het snel, wendbaar en efficiënt kan bijdragen aan oplossingen met maatschappelijke waarde. Waarbij we tegelijk het hoofd kunnen bieden aan de gevolgen van een intern veranderende organisatie, afnemende budgetten en een uiterst krappe arbeidsmarkt.

Waar ga je werken? 

Als projectleider kom je werken op de afdeling IFZ. De totale afdeling bestaat uit circa 80 fte en de werksfeer is collegiaal en informeel. IFZ is ondersteunend aan de organisatie en is adviserend en uitvoerend op het gebied van o.a. digitalisering, informatievoorziening en inkoop. Onder de afdelingen vallen de clusters ICT (Technisch Beheer, Functioneel Beheer, DIV en projectleiding), Informatiemanagement & Innovatie, Strategie & Architectuur (architectuurfunctie), Cijfers & Kaarten en Facilitair & Inkoop. 

Je vult een onderdeel in van een breder Programma Informatievoorziening - het fundament op orde, dat onder leiding staat van een programmamanager.

Dit programma bestaat onder meer uit de volgende 3 projecten: 

1. Informatievoorziening (basis op orde): eerste focus ligt op een zaaksysteem en Customer Relationship Management (CRM); 

2. Subsidiezaken: implementatie van een subsidie verwerkingssysteem; 

3. Wetgeving: realiseren van de technische voorzieningen die nodig zijn om nu en in de toekomst te voldoen aan wetgeving op het gebied van digitale dienstverlening; 

Het programma Informatievoorziening heeft tot doel de organisatie een functionele basis te bieden waarop de ondersteuning wordt gerealiseerd om haar taken voor de Mienskip geheel digitaal uit te kunnen voeren. Deze basis bestaat enerzijds uit (marktconforme) standaard functionaliteit en biedt anderzijds ruimte voor experimenteren (innovatie) en snel in kunnen spelen op veranderende behoeftes. Het fundament zorgt voor verhoging van de interne efficiëntie bij uitvoering van de organisatie haar taken, ‘operational excellence’ en een verbetering van de klantbeleving, ‘customer experience’. 

Het programma start met het opleveren van een platform waarop het CRM-systeem en het zaaksysteem vervolgens gaan landen.

Dit is inclusief: 

• Koppelvlakken (tussen het platform, de systemen en landelijke registraties) 

• Autorisatiemechanisme (hiermee regel je wie toegang heeft tot welke informatie)

Naast het platform worden generieke en essentiële bedrijfsprocessen opgeleverd, deze vormen de bouwstenen voor meerdere systemen in de organisatie: 

• Postproces 

• Digitale handtekening

Hierna is er de mogelijkheid om verder te bouwen met DigiD en e-herkenning. Verder wordt er een CRMsysteem opgeleverd inclusief een telefonie koppeling en deze zal verder worden ingericht voor het KCC (Klant Contact Centrum) en hiernaast vindt de migratie van het huidige naar het nieuwe CRM plaats.

Vanuit de cockpit van je mooie project houd jij je als projectleider bezig met de volgende taken: 

• Het opstellen van een projectplan gebruikmakend van MS Projects; 

• Dagelijkse sturing van je medewerkers op de voortgang en kwaliteit van de deliverables; 

• Rapporteren over voortgang en deadlines; 

• Verantwoordelijk voor de financiële- en resourceplanning; 

• In je project betrekken van lopende projecten die afhankelijkheden kennen van en op elkaar; 

• Je werkt nauw samen met de teams Informatiemanagement, Functioneel Beheer en Strategie & Architectuur. En met de andere programmamanagers en projectleiders van de sporen binnen het programma Digitalisering.

Verder:

Je hoeft niet dé inhoudelijk deskundige te zijn, maar hebt wel het nodige inzicht in de materie, laat je als professional goed en tijdig informeren, overziet zo de haken en ogen, hebt overzicht en weet prioriteiten te stellen. Daarnaast kun je mensen in beweging brengen. Je weet rekening te houden met de verschillende belangen van stakeholders maar verliest het einddoel niet uit het oog. Je bent proactief en communicatief vaardig. Van al onze collega’s verwachten we gezamenlijk resultaat en team-overstijgend denken en werken.

Functie-eisen:

• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en hebt al ervaring met het leiden van projecten met een hoog ICT-gehalte.

• Je hebt vanuit je werkervaring de nodige kennis en inzichten ontwikkeld.

• IT Solution Architect welkom.

• Je kunt omgaan met verschillende, achterliggende en soms tegenstrijdige belangen en je er ook in verplaatsen.

• Door je collegiale opstelling komen mensen makkelijk naar je toe, kun je ook bij hen terecht en dragen ze graag bij aan jouw projecten.

• Je bent besluitvaardig, communicatief sterk en stuurt op resultaten.

Aanvullende informatie voor de projectleider wat de Provincie belangrijk vindt:

• knoppen waar de PL aan kan draaien (scope/tijd/budget/acceptatie)

• zelfstartend

• verandermanagement --> medewerkers soepel meenemen en niet duwen.

• team bestaat uit 8 a 9 collega's